Contoh dan Cara Membuat Surat Dinas
Dalam sebuah organisasi atau instansi pemerintah atau swasta biasanya memerlukan
surat dinas
untuk memberikan perintah, undangan atau hal lain yang berkaitan dengan
kegiatan kelembagaan. Lalu bagaimana contoh surat dinas yang baik?
Sebelum lebih jauh membahas tentang surat dinas, tentu alangkah lebih
baik bila terlebih dahulu mengerti apa itu surat dinas? Lalu apa fungsi
dari dibuatnya surat dinas? Bagian-bagian apa saja yang harus ada di
dalam surat dinas? Dan segudang pertanyaan lainnya. Anda akan mengetahui
jawabannya bila membaca artikel ini sampai selesai.
Tujuan dibuatnya surat dinas adalah untuk memberikan sebuah informasi
antar instansi dengan media surat. Bagi yang pernah menjadi anggota
OSIS pasti sudah tidak asing lagi dengan surat dinas, karena organisasi
ini biasanya menggunakan media surat untuk menyampaikan informasi kepada
anggotanya. Banyak sekali contoh-contoh surat dinas bertebaran di
internet, tetapi sangat jarang yang membahas bagian-bagian dari surat
tersebut serta bagaimana cara membuatnya. Nah pada artikel kali ini kami
akan membahas tentang surat dinas.
Baca Juga :
Contoh Surat Resmi
Pengertian Surat Dinas
Contoh dan Cara Membuat Surat Dinas
Sumber Gambar:
Surat dinas adalah salah satu media komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan suatu informasi tentang kedinasan, dibuat
oleh lembaga, pejabat, organisasi atau instansi pemerintah maupun
swasta. Karena surat ini dibuat oleh seseorang yang memiliki kedudukan
tinggi di pemerintahan atau perusahaan, maka surat dinas sering juga
disebut dengan surat jabatan.
Selain itu surat dinas juga bisa disebut dengan surat resmi karena
biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi seperti pemerintah atau
perusahaan swasta yang memiliki kewenangan untuk membuat surat tersebut.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat dinas sendiri terbagi dalam berbagai jenis tergantung dari
fungsi dan siapa yang mengeluarkan surat tersebut. Ada juga surat dinas
yang dikeluarkan oleh perorangan untuk mengundang seseorang
motivator atau
traner untuk meningkatkan kinerja. Ada juga surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi. Berikut jenis-jenis surat dinas.
Surat Permohonan
Surat permohonan ini berisi tentang permohonan atau permintaan
sesuatu pada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk
mengisi dalam suatu acara seperti seminar. Atau permohonan izin,
permohonan pindah tugas/mutasi dan juga pinjaman sesuatu.
Surat ini biasanya dikirimkan kepada instansi yang secara
structural
organisasi yang lebih tinggi. Sementara itu untuk instansi atau pejabat
yang memiliki kedudukan lebih rendah lebih tepat disebut dengan surat
permintaan atau penugasan. Di dalam surat permohonan wajib disebutkan
beberapa hal pokok berikut.
- Identitas pemohon
- Isi permohonan.
- Tujuan dan alasan pemohon.
- Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
- Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
- Surat Pemberitahuan
Surat ini biasanya berisi tentang suatu informasi baru yang akan
disosialisakan agar diketahui oleh pihak lain yang terkait dengan
informasi tersebut. Surat ini bersifat hanya menyampaikan informasi oleh
karena itu tidak memerlukan tanggapan atau balasan dalam bentuk surat.
Secara umum surat pemberitahuan dibuat dengan sistematik seperti
berikut.
- Bagian pembuka, berisi masalah utama dari dibuatnya surat.
- Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
- Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
- Surat Keterangan
Surat ini biasanya berisi tentang keterangan resmi tantang status
atau kondisi seseorang yang dikeluarkan oleh pejabat yang memiliki
kewenangan. Contohnya surat keterangan berkelakuan baik, surat
keterangan sehat dan terbebas dari narkoba yang dikeluarkan oleh pihak
kepolisian. Selain itu ada juga surat keterangan tidak mampu yang
dikeluarkan oleh instansi pemerintahan dan juga surat pengalaman kerja
yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat keterangan biasanya diterbitkan
oleh pemimpin atau pejabat tinggi dalam sebuah institusi atas permintaan
seseorang yang mempunyai kepentingan. Berikut hal-hal yang harus ada
dalam surat keterangan.
- Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
- Data pribadi pihak yang diterangkan.
- Isi keterangan.
- Keterangan tanggal berlakunya surat.
- Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
Artikel Terkait :
Contoh Surat Penawaran Barang
Memo dan Nota Dinas
Memo Note
Sumber Gambar:bonjourlife.com
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata
memory yang memiliki arti ingatan. Sedangkan istilah
note
yang memiliki arti catatan. Memo atau nota dinas merupakan salah satu
surat khusus yang dipakai antar instansi atau pejabat di lingkungan
suatu lembaga. Penggunaan memo resmi tentu sangat berbeda dengan memo
pribadi. Memo pribadi biasanya digunakan oleh perseorangan dan bisa
dikirimkan kepada siapa saja, asalkan orang tersebut sudah mengenal
dengan baik dengan pengirim memo.
Cara Menulis Surat Dinas
Dalam penulisan surat dinas biasanya menggunakan bahasa baku. Ada
beberapa syarat dan kaidah yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas
diantaranya menggunakan bahasa resmi yaitu bahasa Indonesia yang
memiliki ejaan yang berlaku. Sedangkan untuk format surat dinas juga
memiliki peraturan khusus diantaranya harus mengandung kepala surat atau
kop surat, nomor surat, hal, lampiran jika ada, tanggal pembuatan
surat, alamat yang dituju serta salam pembuka dan penutup. Cara
pembuatan surat dinas sudah pernah ulas lengkap pada artikel contoh dan
cara membuat surat resmi.
Contoh Surat Dinas yang Baik
Contoh Surat Dinas yang Menarik
Sumber Gambar:taromapriyanto.com
Walaupun sudah dijelaskan di atas tentang surat dinas beserta
bagian-bagian yang ada di dalamnya terkadang untuk membuatnya masih
merasa kesulitan. Oleh karena itu kami akan memberikan contoh surat
dinas untuk dijadikan referensi, sehingga bisa membuat surat dinas
dengan format yang baik.
Inilah beberapa contoh surat yang telah kami kumpulkan dari berbagai
sumber yang bisa dijadikan sumber referensi dalam membuat surat dinas.
Contoh surat dinas sekolah
PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 21 YOGYAKARTA
Jl. Jayakarta 12 yogyakarta, Telp 6361612172
Yogyakarta, 2 mei 2015
Nomor : 299/smk21/2015
Lampiran : –
Perihal : Undangan Wali Murid
Yth. Orang Tua / Wali Murid
SMK Negeri 21 Yogyakarta
Assalamu’alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian
Dalam rangka memperingati hari jadi SMK Negeri 21 Yogyakarta, Kami
selaku pengurus OSIS SMK Negri 21 Yogyakarta akan melakukan acara
peringatan dan santunan kepada anak yatim piatu, kami mohon kiranya para
Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi acara tersebut, oleh karena
itu kami mohon kehadirannya pada :
Hari / tanggal : Selasa / 20 mei 2015
Tempat : Gedung serba Guna SMK Negri 21 Yogyakarta
Acara : Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid
Mengingat pentingnya acara tersebut, di mohon kehadirannya tepat pada
waktunya, demikian undangan ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami
mengucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Mengetahui,
Kepada Sekolah SMK Negeri 21 Yogyakarta Ketua OSIS
( Tanda tangan ) ( Tanda tangan )
Contoh Surat Dinas Resmi

- Contoh Surat Dinas Resmi
Surat Perintah
KOP SURAT
_________________________________________________________
Berdasarkan hasil rapat tahunan kecamatan Bumiayu tentang pelaksanaan
acara tahunan menyambut kemerdekaan Republik Indonesia yang ke -70
dengan ini;
Nama :
NIP :
Jabatan :
MEMERINTAHKAN
Nama :
NIP :
Jabatan :
Untuk menyusun rencana kegiatan dan mengatur proses pelaksanaan acara
tahunan menyambut kemerdekaan Republik Indonesia yang ke – 70 di
sekitaran desa wilayah Bumiayu.
Surat perintah ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dengan penuh tanggung jawab.
Bumiayu. 3 Mei 2015
Kepala Camat Bumiayu
Nama
________________
NIP
Yups cukup dulu ya, jangan lupa bagikan ke teman-teman kamu yang
membutuhkan supaya bisa lebih banyak lagi yang merasakan manfaat dari
artikel ini. Oh, bila kamu ingin membuat curriculum vitae saya sarankan
untuk membaca artikel saya tentang